개인정보보호 상담 사례 vol2. 프리랜서 강사 정산 편

캐치시큐 이야기

 

개인정보보호상담사례_비용정산편_표지

 

강사비, 연사비, 강연비 등 비용 정산을 위해서는 주민등록번호 수집이 필요한데요. 워낙 민감한 개인정보인데도 정작 어떻게 수집하고 관리해야 하는지 제대로 안내하는 곳이 아무 데도 없더라고요?!

이에 프리랜서 강사님, 강의 운영부서, 경영 지원부서의 담당자를 모시고 “정산 시 개인정보보호 준수의 문제와 해결 방법“에 대해 이야기를 나누었습니다.

 

캐치시큐 개인정보보호 간담회

* 고객들과 나눈 미팅 내용을 바탕으로 재구성했습니다.

 

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캐치시큐

안녕하세요. 반갑습니다.

오늘은 정산을 위해 이력서, 주민등록번호 등 민감한 개인정보를 처리하는 부서의 담당자를 모시고  “정산 시 개인정보보호 준수의 문제와 해결 방법“에 대해 이야기를 나누겠습니다.

정산할 때 개인정보 처리에 어떤 점이 문제인가요?

 

 

신분증을 카*으로 보내 달라고 하니까 

찝찝해요

프리랜서 강사님

최근에 강의를 진행했는데, 담당자가 메일로 요청한 자료에 신분증 사본이 누락되었다고 해서 카*톡으로 보내 달라고 하더라고요. 찝찝하지만 비용을 입금 받으려면 필요하다고 해서 보내긴 했는데 지금도 그 카* 채팅방에 들어가면 제 신분증이 버젓이 있어요.

삭제할 수도 없고 관리도 안 되는 거 같아서 기분이 썩 좋지는 않았어요.

캐치시큐

그러셨군요. 아무래도 카*, 문자, 이메일은 발송하고 나면 직접 삭제를 할 수 있는 것도 아니고

한번 제공된 개인정보는 회수할 수 없으니까 더 찝찝하셨을 것 같아요. 담당자가 개인적인 목적으로 사용하지 않기를 바라야죠.

 

 

이력서, 신분증 사본 등 

어떻게 수집해야 할지 모르겠어요

강의 운영 부서

정산을 위해서는 강사분의 경력 정보, 신분증 등 개인정보가 꼭 필요해요.

저희는 일반적으로 이력서, 통장 사본, 신분증 사본, 동의서를 수집하는데요.

아무래도 주민등록번호 같은 민감한 정보를 수집하다 보니 이메일이나 구*폼으로 수집해도 될지 찝찝하긴 하더라고요.

민감한 정보니까 더 신경 쓴다고 전화로 안내도 드리고, 이메일보단 구*폼 같은 걸 쓸까 싶었지만, 직원 중 한 명이라도 공유 설정을 바꾸면 유출이 될까 봐 걱정되더라고요.

캐치시큐

아무래도 이력서나 통장 사본 특히 신분증 사본이 있다 보니까 더 신경이 쓰이실 거 같아요.

실제로 구*폼 공유 설정으로 과태료 받은 건이 점점 늘어나고 있는 것이 사실이에요.

002_구폼관련_기사이미지

 

 

신분증 사본 등 관련 정보가 계속 쌓여서
찜찜하긴 한데…

경영지원 부서

언제 필요할지도 모르겠고, 세금 관련해서 5년간 보관할 의무가 있다고도 해서 따로 지우진 않고 있어요.
혹시나 삭제하면 문제 될까 싶어서요.

그런데 업력이 쌓이니까 민감한 개인정보가 PC에 제법 쌓여서 괜히 유출 사고라도 날까 봐 걱정되기도 해요.
사실 전임자한테 인수인계받은 파일까지 하면 PC에 개인정보가 꽤 많거든요.

인터넷을 검색해보니 주민등록번호 같은 개인정보 관리를 못 해서 과태료 받는 경우도 많긴 하던데…
내용을 봐도 복잡해서 잘 모르겠고 제가 보안 담당자는 아니라서 대표님이 알아서 하시겠지 싶어요. ㅎ

캐치시큐

이용목적이 달성되면 당연히 삭제 해야죠.
정산 관련하여 수집한 정보를 보관부터 파기까지 이렇게 하세요.

  1. 우선, 번거롭더라도 신분증 사본, 통장 사본 등을 전달받은 이메일, 문자, 카톡은 삭제하시는 게 좋아요. 
    물론, 세금 처리를 하는 담당자에게 전달한 이후예요.
    카*, 문자는 상대방의 대화를 삭제할 수 없더라도 내 폰에서는 문제가 발생하지 않도록 반드시 삭제하세요.
  2. 세금 처리를 하시는 담당자는 관련 서류 암호화 설정해서 저장하세요.
    개인정보가 포함된 파일을 암호화하지 않고 저장하면 과태료를 받을 수 있어요.
  3. 세금 처리가 완료된 지 5년이 지난 강사님의 개인정보가 있다면 찾아서 삭제하세요.
    파일도 삭제하고 시스템에 저장된 정보가 있다면 찾아서 삭제해야 합니다.
    파일을 삭제할 때는 개인정보 완전 삭제 솔루션을 이용해서 복구 불가능하도록 삭제하는 것이 중요해요.

일일이 직접 하시려면 번거로우실 거예요. 그럴 땐 캐치폼을 사용하시길 추천해요.
캐치폼은 위에 언급한 모든 보안 사항을 자동으로 제공하고 있어요.

 

 

뭔가 새로 개발해야 하는 건가요?

경영지원 부서

개발팀은 기능 개발하기도 바빠서 새로 개발하는 건 안 될 것 같아요.

캐치시큐

캐치시큐는 자주 개정되는 규제를 완벽하게 준수할 수 있도록 법률을 그대로 반영한 개인정보보호 자동화 솔루션을 제공해요.
추가 개발이 필요 없습니다.

회원가입을 하시면 필요한 기능을 모두 체험 하실 수 있어요.

스타트업의 개인정보보호 마법같이 해결

 

믿을 수 있나요?

CEO

아무래도 민감한 영역이다 보니 믿을만한 곳이어야 맡길 수 있을 것 같습니다.

법이 계속 개정되는 것 같은데 그에 대한 대비도 모두 가능한 건가요?

캐치시큐

캐치시큐는 현장에서 많은 기업의 개인정보보호를 담당해온 개인정보보호 전문 컨설턴트 그룹이 만들었습니다.

개인정보보호는 몇 개의 문서를 만들어 법률적으로 검토받는 것으로는 제대로 실행할 수 없는 게 사실이에요.

개인정보를 수집하고 보관하는 업무는 기업 활동을 하는 동안 계속되고, 내부 구성원과 시스템이 사각지대 없이 완벽하게 관리되어야 하기 때문에 어렵게 느껴지곤 하는데요.

많은 분이 어렵게 느끼는 점을 캐치시큐가 해결할 수 있도록 계속 고민하고 있습니다.

 

캐치시큐 고객사

캐치시큐 제휴사

 

지금까지 700여 개의 기업이 캐치시큐와 함께하고 있습니다.

캐치시큐와 함께하는 곳은 모두 고객의 개인정보를 소중하게 여기고 건강하게 성장해나가는 멋진 기업들입니다.

새롭고 특별한 서비스를 만드는 데 집중할 수 있도록 캐치시큐가 개인정보보호 파트너가 되어드릴게요!

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캐치시큐와 상담하면 바로 해결되는 개인정보보호 영역, 더 이상 불필요한 시간과 비용을 낭비하지 마세요.

 

 

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