안녕하세요, 캐치시큐입니다!

채용, 강연, 행사 비용 정산 등의 업무를 하다 보면 신분증 사본, 통장 사본 등이 필요할 때가 있죠.

주민등록번호 등 민감한 개인정보가 담긴 중요 서류를 담당자 이메일이나 설문 폼, 심지어 카톡 등의 개인 메신저로 제출하는 경우가 많은데요.

너무 중요한 서류인데 이렇게 주고받아도 될까 싶은 찜찜함이 남지는 않았나요?

개인정보가 포함된 서류를 주고받을 때 주의해야 할 사항과, 간편하고 안전하게 개인정보 서류를 수집·관리 할 수 있는 방법을 소개할게요.

 

 

이런 경험이 있다면?

신분증 사본이나 통장 사본 등의 서류는 모두 민감한 개인정보를 포함하고 있어요.

따라서 개인정보보호법에 따라 동의받고, 안전하게 보관, 삭제하는 절차를 준수해야 하는데요.

위반할 경우 과태료나 과징금이 발생하는 것은 물론, 민감 정보가 타인에게 유출되어 문제가 생길 위험이 커집니다.

 

 

개인정보 서류 수집은
이렇게 하세요

 

1. 개인정보 수집·이용 동의 필수

신분증 사본 등은 이름, 성별, 주소, 주민등록번호 등의 개인정보를 포함하고 있기 때문에 수집시 개인정보 수집·이용 동의가 필요합니다.

서류를 메일이나 메신저 등으로 주고받다 보면 동의를 누락하는 경우가 있는데, 개인정보보호법 위반으로 나중에 문제가 될 수 있으니 꼭 체크하세요.

 

2. 파일을 전달받은 이메일,문자, 카톡은 삭제

파일에 이름, 성별, 주소, 주민등록번호 등의 민감한 개인정보가 포함되어 있다면 제 3자가 볼 수 없도록 철저하게 관리하는 것이 당연하겠죠.

서류 처리가 완료되었다면 이메일, 문자, 카톡, 개인 PC 등에서는 바로 삭제해주세요.

이때! 복구할 수 없도록 완전히 삭제해야 합니다.

 

3. 저장할 때는 암호화 설정

개인정보가 포함된 파일을 전달받았다면, 처리를 위해 어딘가에 저장한 후 다른 담당자와도 해당 파일을 공유할 텐데요.

신분증 사본처럼 개인정보가 포함된 파일을 암호화하지 않고 저장하면 과태료를 받을 수 있어요.

유출 위험 없이 안전하게 보관하려면, 파일을 확인할 수 있는 담당자를 지정하고 사용한 암호 등을 철저하게 관리해야 합니다.

 

4. 보유 기간이 지난 서류가 없도록 완전 삭제

수집 목적이 달성된 개인정보와 보유 기간이 지난 개인정보는 바로 삭제해야 합니다.

시스템에 저장된 정보가 있는지 모두 찾아 복구가 불가능하도록 완전히 삭제하는데요.

실제로 과태료 부과가 많이 되는 항목이니 꼭 제대로 관리해야 해요.

다만, 해당 서류가 세금과 관련된 정보일 경우 관련 법에 따라 5년까지 보관 후 삭제할 수 있습니다.

 

 

가장 쉬운 개인정보 서류 수집!
캐치폼 활용하기

 

지금까지 개인정보가 포함된 서류를 수집할 때 지켜야 할 주의사항에 대해 알아봤는데요.

캐치폼은 번거로울 수 있는 이 모든 과정을 자동으로 관리해줍니다.

개인정보나 개인정보가 담긴 파일을 전달해야 한다면 아래처럼 이용해보세요.

1. 템플릿을 이용해서 간편하게 캐치 폼을 만들어 주세요.

• 개인정보 수집·이용 동의서도 자동 생성됩니다.
• 필수로 받아야 하는 서류를 누락 없이 한 번에 제출받고 관리할 수 있습니다.

2. URL이나 QR 코드로 캐치 폼을 전송해 주세요.

3. 캐치시큐에서 수집된 개인정보를 확인하세요.

• 암호 설정, 마스킹, 모니터링, 삭제 등 개인정보 보호에 필요한 조치가 자동으로 반영됩니다.

4. 서류를 제출한 사람도 직접 동의 이력을 투명하게 조회하고 철회할 수 있으니 서로 안심하세요.

 

 

마무리,

서류 처리 업무를 하다 보면 이것저것 신경 쓸 게 많은데요.

누구나 개인정보를 믿고 맡길 수 있도록, 여러분들께 캐치폼이 도움이 되기를 바랍니다.

이 외에도 기업이 필수로 지켜야 하는 개인정보보호 관련 규제가 무려 천여 개에 달해요.

열심히 대비해도 생각하지 못한 부분에서 문제가 발생하는 것이 개인정보보호 분야인 만큼,

개인정보보호 전문가에게 내 상황, 내 서비스 현황을 맞춤 진단 받을 기회를 제공하고 있습니다.

갈수록 강화되는 규제를 미리 대비하세요!