돌아온 전시회/박람회 시즌! 설문조사 할 때는 이렇게 하세요. (개인정보보호법 위반 이제 그만)

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한동안 열리지 못했던 각종 전시회와 박람회가 다시 활발하게 열리고 있어요. 우리 회사와 서비스를 홍보하기 정말 좋은 기회가 돌아온 건데요!

관람객을 대상으로 참가 사전 등록, 만족도 조사, 설문조사 이벤트를 진행한다면 아무 수집 폼이나 이용하지 마세요.

응답자의 개인정보를 수집 받기 때문입니다! 구*폼이나 네*폼 등은 개인정보를 수집하기 위한 폼이 아니기 때문에 개인정보보호법을 위반하지 않도록 조심해야 합니다.

전시회, 박람회 등 오프라인 행사에서 개인정보 침해 문제없이 안전하게 개인정보를 수집하고 이용하기 위한 업무 수칙을 소개할게요.

 

설문조사 전 체크리스트

 

설문조사 개인정보 수집 체크리스트

 

위 항목들, 얼마나 체크하셨나요? 설문조사를 진행하며 빈번하게 발생하는 개인정보보호법 위반사항들입니다.

개인정보 수집할 때 동의받고, 보관, 삭제하는 절차가 모두 개인정보보호법으로 정해져 있는데요, 실제로는 잘 지켜지지 않는 경우가 많습니다.

위반하면 과태료/과징금이 발생하니, 아래에 설명할 개인정보 보호 수칙을 꼭 확인해주세요.

 

1. 개인정보 수집·이용 동의 제대로 받고 있나요?

 

설문할 때 수집하는 이름, 연락처, 성별, 주소 등은 모두 개인정보입니다! 반드시 개인정보 수집·이용 동의서를 작성해 동의를 받아야 해요.

문제는, 동의받을 때 필수로 넣어야 하는 항목과 형식이 정해져 있다는 사실입니다. 많은 분이 실수하는 부분이에요.

정해진 형식에 맞춰 제대로 동의받지 않거나 검색을 통해 짜깁기 한 동의서로 동의받았다면, 유효한 동의 절차로 인정받지 못합니다.

개인정보 수집이용 동의서 작성 주의사항

※ 개인정보 수집 이용 동의서 필수 항목 4가지 알아보기(클릭)

 

2. 수집한 개인정보는 안전하게 보호하고 있나요?

 

구*폼이나 네*폼 등을 활용했을 때 가장 문제가 되는 것은 개인정보 수집 이후 보호가 전혀 되지 않는다는 점이에요.

대표적으로 설문조사를 통해 수집한 개인정보를 엑셀 파일로 관리하면서 암호 설정 없이 공유하는 경우가 많은데, 개인정보보호법 위반입니다.

 

개인정보를 자체적으로 관리한다면 개인정보 취급자를 정하고, 개인정보보호법으로 정해진 의무에 따라 관리·감독해야 합니다.
※ 개인정보 보호 관리 수칙 더 알아보기(클릭)

 

개인정보를 위탁 관리하는 경우라면, 개인정보처리 위탁 계약서를 작성하고 수탁자에 대한 교육 및 관리·감독을 해야 해요.
※ 개인정보 처리업무 위탁 더 알아보기(클릭)

 

3. 보유기간이 지나면 개인정보를 삭제하고 있나요?

 

목적이 달성된 개인정보와 보유 기간이 경과한 개인정보는 바로 삭제해야 합니다.

그러려면 개인정보를 수집할 때 얼마나 보유한 후 삭제할 건지 명확하게 정해두어야겠죠.
그리고 수집한 개인정보를 때맞춰 잘 삭제하기 위해 어디에 어떻게 저장되어 관리되고 있는지 항상 확인해야 해요.

※ 개인정보 삭제 기준 더 알아보기(클릭)

 

업무 가이드

 

캐치폼을 통해 설문조사를 진행하면 간단하게 개인정보 보호 계획을 수립할 수 있습니다.

미리 만들어져 있는 템플릿으로 간편하게 설문조사 폼을 만들고,
자동 생성되는 개인정보 수집·이용 동의서로 제대로 동의받을 수 있거든요!

만들어진 설문조사는 URL과 QR 코드로 배포하여 진행할 수 있어요.

전시 설문조사 예시 이미지<캐치폼 사용 예시>

수집한 개인정보는 캐치시큐 홈페이지에서 바로 확인할 수 있는데요,
암호화 설정이 되어있어서 권한이 부여된 담당자만 안전하게 확인할 수 있습니다.

열람하거나 다운로드한 기록도 모두 시스템에 남기 때문에 관리 현황을 간편하게 파악할 수 있어요.

응답자별 동의 이력도 모두 기록되니, 때맞춰 개인정보를 삭제하면 됩니다!

 

개인정보 관리 화면 예시 이미지<캐치시큐 관리 화면 예시>

 

마무리,

전시회/박람회 현장에서는 한정된 시간 동안 사람들과 직접 대면하는 만큼 이것저것 신경 쓸 게 많은데요,
이번 행사부터는 따로 주의를 기울이지 않아도 개인정보를 알아서 관리해주는 캐치폼을 사용해보는 게 어떨까요? :wink:

 

세 줄 요약

  1. 개인정보 수집 이용·동의를 제대로 받아주세요.
  2. 수집한 개인정보는 개인정보보호법에 따라 안전하게 보관해주세요.
  3. 보유하기로 한 기간이 지나면 때맞춰 삭제해주세요.

 

 

Tags: 업무 밀착! 개인정보 활용 가이드
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