채용, 근태, 급여 관리만으로도 벅찬데 강화되는 규제 속에서 임직원 개인정보 관리, 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 막막한 실무자 분들이 많으세요.
입사지원서 보관부터 퇴사자 정보 파기까지, 수기로 관리하다 보면 “이게 정말 법적으로 문제없을까?” 불안해지기 마련입니다.
오늘 글에서는 인사팀이 꼭 챙겨야 할 임직원 개인정보 관리의 핵심 포인트와, 실무자의 짐을 덜어줄 자동화 방법을 정리해 드립니다.
1. 인사팀 폴더, ‘판도라의 상자’가 된 사연
인사팀 업무를 하다 보면 어쩔 수 없이 직원의 가장 내밀한 정보를 보게 됩니다.
“이 과장님, 자녀분 출산 축하금 드리려는데 등본 하나만 보내주세요.”
“김 대리님 배우자 주민번호 좀 알려주세요, 건강검진 대상자 등록해야 해서요.”
업무상 필요에 의해 수집했지만, 막상 모아놓고 보면 시한폭탄처럼 느껴질 때가 있습니다.
요즘 인사팀 실무자분들을 만나보면 하나같이 하시는 말씀이 있습니다.
채용, 평가, 노무 대응하기도 바빠 죽겠는데 임직원 개인정보 관리까지 자연스럽게 내 몫이 되어버렸다는 것이죠.
제가 컨설팅을 나가서 실제로 겪어보니 상황은 더 심각했습니다.
공용 폴더에는 직원들 주민번호와 계좌번호가 담긴 엑셀 파일이 쌓여있고 언제 지워야 할지 모른 체 방치되어 있었습니다.
직원 수백 명의 주민등록번호, 계좌번호, 심지어 가족들의 개인정보까지 적힌 파일이 암호화 되지 않은 채 저장하거나
혹은 비밀번호가 ‘1234’와 같이 간단하고 수년째 동일한 PW를 공유하거나, 부서 공용 폴더에 인사팀 담당자 구분 없이 누구나 열어볼 수도 있었습니다.
2. 수집한 정보의 관리
“이 정도면 괜찮겠지” 하고 넘어가기엔, 개인정보보호법은 생각보다 훨씬 까다롭습니다
“나는 HR 담당자인데, 왜 개인정보 동의서 챙기고 엑셀 파일 암호 걸고 있지?”
대기업이 아닌 이상 전담 인력이 없다 보니 결국 인사팀이 이 짐을 짊어지게 되죠.
특히 임직원 개인정보 관리를 수기로 할 때 가장 많이 놓치는 3가지 리스크가 있습니다.
- 입사 지원서 파기: 채용 절차가 끝나면 지체 없이 파기해야 합니다. “혹시 몰라서” 남겨둔 파일이 과태료의 원인이 됩니다.
- 주민등록번호 암호화: 엑셀에 암호를 걸어도 업무 협업을 위해 비밀번호를 공유하는 순간, 보안은 무의미해지고 업무만 번거로워집니다.
- 접근 권한 통제: 누가 언제 파일을 열어봤는지 기록(Log)이 남지 않으면, 유출 사고 발생 시 소명할 방법이 없습니다.
실무자가 혼자 엑셀과 서류철을 붙들고 씨름하는 구조는 이제 한계에 다다랐습니다.
개인의 꼼꼼함으로 법적 리스크를 막을 수 없기 때문입니다.
최근에는 복잡한 시스템 구축 없이도 인사팀 실무를 도와주는 SaaS(서비스형 소프트웨어)들이 잘 나와 있습니다.
예를 들어, ‘캐치시큐’를 활용하면 기존에 가지고 있던 엑셀 파일을 업로드하는 것만으로 보안 문제를 해결할 수 있습니다.
- 자동 암호화: 엑셀 파일을 업로드하면 시스템이 알아서 주민번호 같은 민감정보와 개인정보를 찾아 암호화하여 저장합니다.
- 접근 권한 관리: 인사팀 내에서도 담당자가 아니면 해당 정보를 열람할 수 없도록 권한을 쪼갤 수 있습니다.
- 접근 기록(Log): 누가 언제 직원의 가족 정보를 조회했는지 기록이 남으므로, 내부 직원에 의한 유출 사고를 예방하거나 소명할 수 있습니다.
- 외부 전달 보안: 보험사나 검진 센터에 명단을 보낼 때도, 엑셀 파일 첨부 대신 외부자 초대 링크로 안전하게 전달할 수 있습니다.
- Life-Cycle 관리: 수집 시 동의서 생성부터 보관, 그리고 가장 골치 아픈 파기(보관 기간 종료 시 자동 삭제)까지 시스템이 알아서 처리합니다.
3. “우리 회사도 법적으로 안전할까?” 자가 진단 팁
당장 자동화 툴을 도입하지 못하더라도, 이것만큼은 꼭 체크해 보세요.
이 중 하나라도 “어?” 싶으시다면, 지금 방식에 변화가 필요합니다.
- [ ] 채용 확정 후 탈락자의 이력서를 별도 동의 없이 ‘인재 풀’ 명목으로 보관 중인가?
- [ ] 연봉 계약서나 인사 정보를 암호화 하고 있으나 파일의 PW를 공유하고 있는가?
- [ ] 인사 정보 파일에 누가 접근했는지 알 수 있는가?
마치며
인사팀의 핵심 역량은 ‘사람 관리’와 ‘조직 문화’에 집중되어야 합니다.
임직원 개인정보 관리라는 리스크 관리에 너무 많은 에너지를 쏟다 보면 정작 중요한 업무를 놓칠 수 있습니다.
복잡한 규제 준수는 자동화 솔루션에 맡기고, 여러분은 임직원의 성장에 더 집중하는 건 어떨까요?
혹시 지금 사용하는 서식이나 관리 방식이 불안하시다면, 지금 바로 우리 회사의 개인정보 관리 상태를 점검해 보세요.
