“서류를 요청하고 확인하던 반복적인 행정 업무… 삼아사운드는 어떻게 해결했을까요?”
비인가폼(구글폼 등)으로 정보 받고, 서명은 PDF로 따로 받고, 그 파일들을 팀원들과 공유하다 보면 여기저기 개인정보 파편이 남게 됩니다. “관리는 하는데 통제는 안 되는 상태”, 실무자라면 누구나 한 번쯤 느껴본 찝찝함일 텐데요.
프리미엄 음향 시장의 리더 삼아사운드는 이 불안한 관행을 캐치시큐로 끊어냈습니다. 번거로운 가이드 없이도 아티스트가 알아서 인증하고 서명하는 시스템. 업무 피로도는 줄이고 브랜드의 품격은 높인 삼아사운드의 보안 혁신 이야기를 전해드립니다.
Q. 안녕하세요, 과장님! 인터뷰에 응해주셔서 감사합니다. 먼저 담당하고 계신 업무와 삼아사운드에 대한 소개 부탁드립니다.
안녕하세요! 글로벌 음향 시장을 선도하는 삼아사운드 마케팅팀에서 기획을 맡고 있는 남세현입니다. 최근 저희는 급변하는 시장에 발맞춰 LED 사이니지나 시스템 통합제어 같은 신규 사업으로 영역을 넓혀가고 있어요. 저는 이런 확장 과정에서 마케팅 전략을 짜는 것뿐만 아니라, 내부적으로 더 효율적이고 안전하게 일할 수 있는 업무 프로세스를 만드는 데 집중하고 있습니다.
Q. 삼아사운드가 취급하는 브랜드들은 ‘음향계의 명품’으로 불리죠. 폭넓은 고객층을 응대하며 가장 중요하게 생각하는 철학이 있다면 무엇인가요?
저희는 고객이 언제든 신뢰할 수 있는 ‘든든한 파트너’가 되는 것을 최우선으로 합니다. 단순히 제품을 판매하는 데 그치지 않고, 고객이 제품을 최상의 상태로 오랫동안 사용할 수 있도록 AS와 전문 교육 프로그램 등 보이지 않는 서비스 영역까지 책임지는 것이 저희의 역할입니다. 고객이 저희를 믿고 선택한 만큼, 그 신뢰에 부응하는 완벽한 사후 관리를 제공하고자 노력하고 있습니다.
Q. B2B 고객이나 아티스트와 소통하다 보면 민감한 개인정보나 계약 서류를 다룰 일이 많으실 텐데요. 과거에는 어떻게 관리하셨나요?
사실 보안에 조금이라도 관심 있는 실무자라면 구글폼이나 네이버폼을 쓸 때마다 늘 마음 한구석이 불안해요. 하지만 응답하시는 분들이 간편한 방식을 선호하시다 보니 어쩔 수 없이 감수해 온 부분이 있었죠. 특히 마케팅팀, 브랜드 담당자, 회계팀을 거치며 메일이나 메신저로 개인정보 파일을 주고받다 보니, 나중에 보면 여기저기 파일 파편이 남게 되는 게 가장 큰 고민거리였습니다.
Q. 실무를 하시면서 보안상 가장 우려되었던 점이나 ‘아차’ 싶었던 순간이 있으셨나요?
아무리 주의를 기울여도 결국 ‘사람이 하는 실수(Human Error)’를 100% 막기는 힘들더라고요. 파일 암호를 깜빡하거나, 내 PC 어디에 개인정보 파일이 남아 있는지조차 모른 채 보관하게 되는 경우죠. 저 역시 그랬고요. 나중에 정리하다 뜬금없는 곳에서 옛날 파일이 튀어나오면 정말 가슴이 철렁해요. 솔직히 말씀드리면 “열심히 관리는 하는데, 정작 통제는 안 되는 상태”였던 것 같아요.
Q. 다양한 폼 서비스 중 ‘캐치시큐’를 선택하게 된 결정적인 계기는 무엇인가요?
“실무자에게 가장 쉽고 확실한 정답”이었기 때문이에요. 사실 저희가 법 전문가는 아니잖아요. 세부 규칙을 다 이해하기 힘든데, 캐치시큐는 법적 요구사항이 시스템에 이미 다 녹아있어서 그냥 따라가기만 해도 보안이 완성되더라고요. 특히 담당자가 가장 놓치기 쉬운 ‘자동 삭제(수명 관리)’ 기능이 있다는 점이 현장에서는 정말 엄청난 메리트였습니다.
Q. ‘아티스트 협찬(Seeding) 인수증’이나 ‘제세공과금 처리’ 등 복잡한 행정 업무에도 캐치시큐를 활용 중이시라고요. 프로세스가 어떻게 개선되었나요?
예전에는 원격으로 서류를 받을 때 PDF에 서명해달라고 부탁하고 가이드 하느라 소통이 참 길었어요. 그런데 이제는 본인인증과 전자서명이 결합된 캐치시큐 폼 하나면 끝나요! 응답자분들도 익숙한 방식이라 편해하시고, 내부적으로는 회계 담당자가 시스템에서 직접 정보를 열람하면 되니까요. 덕분에 중간 전달자가 개인정보 파일을 PC에 저장할 일이 아예 사라져서 너무 깔끔해졌습니다.
Q. 도입 전후로 업무 소요 시간이나 피로도는 얼마나 줄어들었나요?
무엇보다 ‘심리적 압박’이 사라졌다는 게 커요. 예전에는 파기 일정을 수동으로 챙기느라 늘 스트레스였는데, 지금은 그 부담이 ‘0’이 됐거든요. 또 서류 안내나 누락 건을 챙기느라 반복했던 소통 과정이 확 줄어들면서 전체적인 업무 효율이 정말 좋아졌습니다.
Q. 팀 내 업무 효율이나 인식 측면에서 찾아온 긍정적인 변화가 있다면요?
우선 사내에 자연스럽게 보안 가이드라인이 자리 잡혔습니다. 팀원들이 스스로 수집 목적과 보존 기간을 명확히 인지하게 되었죠. 또한, 아티스트나 고객에게 보안이 철저한 폼을 제공함으로써 “우리 브랜드는 개인정보도 명품답게 관리한다” 는 실무자로서의 자부심과 전문성도 커졌습니다.
Q. 여전히 엑셀이나 일반 설문 폼을 사용하는 실무자들에게 조언 한마디 부탁드립니다.
이제 개인정보 관리는 선택이 아닌 필수입니다. 유출 사고는 기업 규모를 가리지 않고 발생하니까요. 저희처럼 전담 전문가를 두기 어려운 중소 규모 기업이라면, 캐치시큐 같은 솔루션을 도입하는 것이 가장 합리적인 비용으로 사고를 방지하고 신뢰를 확보하는 최적의 방안이라고 생각합니다.
Q. 마지막으로, 실무진이 꼽은 캐치시큐의 ‘원픽(One-pick)’ 기능과 그 이유는 무엇인가요?
단연 ‘자동 파기’ 기능입니다. 개인정보 관리에서 가장 번거로운 파일 분류, 암호 관리, 정기 삭제 공수를 폼 생성 시 ‘보유 기간 입력’ 한 번으로 해결할 수 있습니다. 아무도 신경 쓰지 않아도 시스템이 알아서 리스크를 관리해 준다는 점이 가장 매력적입니다
[업무 프로세스 비교]
“캐치폼은 단순 설문지가 아닙니다. 행정 절차를 줄여주는 비즈니스 도구입니다.”
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